为加强管理，保证校部会议室有序、高效、清洁、安全使用，更好的服务于各部门，特作如下规定：
一、 会议室命名、编号
办公楼A座会议室为大型会议室，编号分别为：
一楼：第一会议室（A104），标准座位69个。主要用于上级领导及兄弟院校来院参观、访问等大中型会议；
二楼：第七会议室（A212、A213），标准座位100个。主要用于中层干部会及院级大型会议。
　　 办公楼B座会议室全部在二楼。
第二会议室（B208）为贵宾室，标准座位18个。主要用于上级领导来院视察及接待外宾等重要会议、签字仪式等；
第三会议室（B206、B207）为小型会议室，标准座位10个。用于十人以下会议。
其它为中型会议室编号依次为：第四会议室（B205），标准座位22个；第五会议室（B203、B204），标准座位22个；第六会议室（B201、B202），标准座位16个。
二、管理细则
1、机关办公楼所有会议室由校办公室统一调配使用。
2、室内家具摆放整洁有序，布置规范化。
3、所有会议室必须首先保证学院事先安排的会议使用。各部门使用会议室，须于会议前一周（每周四11:00前）到校办报送“会议室使用通知单”，校办按照会议先后顺序合理安排会议室，制定会议表，于次日（周五11:00前）通过校园网校办公室网页“会议通知” 栏进行网上公布。如需要临时调用会议室的，应事先向校办公室说明（包括公休日）。
　　 4、会议室保洁人员根据会议安排于会议前30分钟做好卫生、物资摆放，准备好茶水、杯子等。会议室负责人于会议前十分钟开门并负责设备调试等工作，大型会议可在会议期间提供会场服务。会议如有特殊要求须在“会议室使用通知单”上注明。
5、会议完毕，组织会议人员负责关闭室内电器设备，切断电源，关闭门窗。校办主管会议室工作人员仔细检查设备是否完好、齐全，会议室保洁人员及时打扫会场卫生，将桌椅、设备归位。
6、会议室实行专人专管，不得托他人代管。校办负责会议室人员要随时检查家具、设备，发现问题及时处理。
7、使用会议室的部门和单位，要确保会议室的清洁，爱惜会议室设备，会议室内禁止吸烟，严禁任何部门和个人随意搬动会议室设施。