为了进一步做好校长办公室机关公文处理工作，提高办文质量，促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》和《辽宁省行政机关公文格式暂行细则》，结合我校公文处理的实际情况，制定本实施细则。
一、行文原则
(一)学校和校长办公室的公文，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布学校行政规章和行政措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。要坚持精简实效的原则。
(二)行文关系应按隶属关系和职权范围确定，校长办公室一般不受理越级的请示或报告。
(三)请示应一文一事，主送一个直接主管的上级机关，如需同时报送其他相关上级机关的，应当用抄送的形式，报告中不得夹带请示事项。
部门、二级院（系）需要向学校行政请示事项的，一律送校长办公室，按规定顺序办理，不应送校领导个人（特殊情况除外），尤其不能将同一请示分送多位领导。
(四)各部门部署工作、学校各领导小组职责范围内的工作部署，除全局性外，原则上自行发文，学校或校长办公室不予批转。
(五)严格遵守行文原则。凡属于下列情况的文件，校长办公室不予办理：
1、请示多头主送，请示问题一文多事，工作报告中夹带请示事项的；
2、无特殊情况而直接向校领导请示的；
3、文稿草乱，文稿纸不符合规格，不打印，不盖章的。
二、公文办理
(一)学校收到的日常行政性文件、传真、资料、信件等，由校长办公室统一处理。上级文件、资料和本校部门、二级院（系）主送校办的请示、报告，由文秘人员负责签收，并办理编号、登记手续。签收上级文件要逐件清点检查，如发现问题，及时向发文机关查询。本校部门、二级院（系）的一般性抄件、资料、信息、报表等，可不作收文登记。
(二)需办理的文件由文秘人员填附“沈阳化工学院文件处理卡”，集中送校长办公室分管领导提出意见后，分以下情况进行办理：
1、凡上级来文，一般按以下顺序阅签：
①校长。
②按内容送分管副校长。
③其他校领导。
④按内容送职能部门办理，并把办理结果反馈给校办。
⑤急件，按急用先看的原则送阅。
⑥涉及教育、教学、人事、工资、福利等改革方面的文件，其他校领导签阅后，送职能部门负责人阅。
⑦一般普发性文件（与本校工作业务无直接关系的）和资料传阅顺序由文秘人员视情况发送。
2、凡属本校部门、二级院（系）的请示、报告按以下顺序送阅或审批：
①根据请示、报告内容送有关职能部门阅签，需要审批的有关职能部门在职责范围内能办理的，签批办理意见，送校长办公室制发批复。
②凡职能部门无权办理的，送分管校长阅批，分管校长无权办理的，会同职能部门制定议案，提交校长办公会议讨论决定。决定后由校长办公室制发批复或抄告单。
(三)文件传阅过程中校领导如有签批意见的，由送阅人员登记后及时反馈给办公室主任阅知，并按签批内容分别交有关处室，有关处室抓紧办理，并把办理结果反馈给校长办公室。
(四)文件传阅过程中要做到准确、及时、安全、保密，并做好传阅记录，把好每个环节，随时掌握文件的去向。
三、公文起草
(一)下列文件由校长办公室主任组织人员起草：
1、根据学校行政部署的有关教学、科研、管理方面的重要文件；
2、校长办公会会议纪要；
3、以学校行政和校长办公室名义批转、转发及批复、抄告单等日常文件。
(二)各职能部门要求以学校名义发文的一般由有关部门起草，如由校长办公室起草的文件，根据内容分别由有关处室作修改。
(三)如文件内容涉及党的工作的，一般应由党委办公室、校长办公室联合发文；各类行政性非常设机构的设置与调整，由有关部门协调后，提出建议名单，校长办公会议审定后，由校长办公室行文。
四、公文审签
(一)对以学校和校长办公室名义下发的文件，经办人员和各级领导在审核中要层层把关，按规定办事。凡可发可不发的文件，应建议不发；可由部门自行发文的，不用学校或校长办公室名义发文；可由校长办公室发文的，不以学校名义发文。防止发文规格不适当地升级。
(二)所有以学校名义发文送领导审核、签发前，统一由办公室分管领导核稿，对文件格式、文字表述等进行规范化处理和把关。然后送校领导审阅、签发。
(三)学校文件的审核签发程序如下：
1、涉及全局性工作的重要文件，如经校长办公会议讨论通过的，由校长或授权的副校长签发。未经有关会议讨论的，应送分管校领导并经正副校长审定后，由校长签发。
2、涉及一个方面工作或一般事务性工作、报告、批复等，以及学校批转有关部门的文件，在分管校领导及校办主任审定后，由分管副校长签发。
3、校长办公会议会议纪要，经办公室主任审核后，送会议主持人签发。
(四)校长办公室文件的审核签发程序如下：
1、校长办公室代学校行政批转、转发、印发的文件，其签发权限与学校文件相同，如经校长办公会议研究决定或经正副校长共同审定签署的，文内可冠以“经学校同意”字样；如经校长或分管副校长审定签署的，文内可冠以“经学校领导同意”字样。
2、凡校长办公室职权范围内的文件，经办公室主任审定后，由主任签发。
(五)签发意见要明确。应在签发栏签注“同意下发”、“同意印发”、“同意”等字样，并写上自己的姓名和年月日。如果是经过会议讨论通过的，还应注明“经××会议讨论通过，同意印发”。如认为文稿尚需其他领导阅知的，应注明“请××同志阅后发”。不能用画圈代替阅后意见。核稿、签发意见须用钢笔或水性笔，书写要符合档案管理要求。
(六)文件的审核和签发坚持由办公室统一处理的原则。领导同志一般不直接接受、阅批和签发未经校长办公室核稿并提出送审意见的文稿。
五、公文制发
(一)文件签发后，由校长办公室专职秘书负责登记、编号、印制、装订、用印。
(二)文件校对原则上由起草人负责。校办起草的文件由校办指定专人负责校对，各部门代学校拟稿的文件由起草部门负责校对，校对完毕后校对人签字。文件印发前由校办指定秘书再作审核。
(三)学校、校长办公室文件由校办专职秘书统一分发。通过校长办公室发给各部门的上级文件，由校办专职秘书按照规定范围分发。需要由学校转发的上级部门文件，有关领导或有关部门可以提出建议，但必须由校长办公室按规定顺序制作和分发。校长办公室要注明复印份数，发至部门。
(四)收发人员对急件应按时限分发。其他文件、资料也应抓紧处理，在两天内分发完毕。
六、公文传阅
(一) 严格控制传阅范围。传阅的范围要合理，要宽严适度，对于内容涉密的收文，其传阅范围更应严格掌握。如果收文上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许随意扩大阅读范围。
(二)按照合理的传阅顺序组织传阅。收文传阅要按照校长、主管校长、主管部门先阅和急用先阅的原则进行。对于阅件，其传阅顺序为：校长→主管校长→其他校长→部门负责人；对于办件，其传阅顺序为主管校长→部门负责人→校长→其他校长。
(三)坚持正确的传阅方式。对于一般性的收文，采取轮辐式传阅（分传）的方法进行，对于特急件或绝密件，则采取专人传送的方法，防止横传等问题的出现。
(四)提高阅文周转速度，防止积压。在收文传阅过程中，专职秘书要注意做到“勤送、勤取、勤催”，加快收文传阅速度，防止收文传阅断线。
(五)严格登记手续。对于传阅的文件和内部资料要进行严格的登记，掌握文件和内部资料的行踪。专职秘书要提请领导在阅批后的传阅件上签署姓名、时间以及不要将传阅件从案卷中抽出、留存，杜绝文件、内部资料失控或下落不明的情况发生。
(六)切实做好传阅过程中的保密工作。要认真贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》，履行《沈阳化工学院保密制度》，确保党和国家秘密不泄露。
七、公文归档
(一)文件管理专职秘书要主动做好文件资料的收集、催交工作。校办其他人员都要增强档案意识，凡文件原稿和有保存价值的资料，应按规定移交档案室。
(二)学校举办的重要会议和重大活动，承办材料的处室和人员应及时将会议、活动的全套材料移交给有关部门的兼职档案人员。参加上级会议的同志，应将会议材料送交校办专职秘书存档。
(三)文件资料整理、分类、立卷、归档工作由校办专职秘书负责。所有文件每年年终清理一次，需要由校办存档的立卷归档；需要分发有关职能部门的，分发给职能部门；不需要的作保密废纸处理。